Η διαδικασία υποβολής στοιχείων και εποπτείας των Σωματείων Εποπτείας Περιφερειών του Αστικού Κώδικα και του Ν.281/1914 (για πολιτιστικά, εξωραϊστικά και λοιπά σωματεία, συλλόγους και λέσχες) έχει ήδη αλλάξει.
Με το νέο νομοθετικό πλαίσιο (άρθρο 33 του Ν. 5027/2023, ΚΥΑ 16884/2025 και άρθρα 26 και 28 του Ν. 5270/2026), η φυσική παρουσία στις υπηρεσίες (της πρώην Νομαρχίας), η αποστολή δικαιολογητικών μέσω e-mail, καθώς και η θεώρηση των αποδείξεων είσπραξης καταργούνται. Η εποπτεία πλέον πραγματοποιείται μέσω ενός ενιαίου ψηφιακού συστήματος, με τυποποιημένο και διαφανή τρόπο.
Για την υποβολή των δικαιολογητικών και την ολοκλήρωση της διαδικασίας εποπτείας γίνεται εγγραφή και υποβολή των στοιχείων μέσω της πλατφόρμας https://okoip.gov.gr (Παρατηρητήριο).
Το «Παρατηρητήριο» των Οργανώσεων της Κοινωνίας των Πολιτών και Λοιπών Φορέων Μη Εμπορικής Οικονομικής Δραστηριότητας αποτελεί ηλεκτρονική βάση δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών, στην οποία εγγράφονται υποχρεωτικά όλα τα σωματεία, οι αστικές μη κερδοσκοπικές εταιρείες, τα ιδρύματα και οι επιτροπές εράνων.
Η εγγραφή στο «Παρατηρητήριο» γίνεται για την ενιαία καταγραφή, τη διαφάνεια και την ενίσχυση της δράσης κοινωφελών και εν γένει μη εμπορικών οικονομικών φορέων που δραστηριοποιούνται στη χώρα μας.
Οι Οργανώσεις της Κοινωνίας των Πολιτών αποτελούν κοινωφελείς φορείς, σύμφωνα με τον Ν. 4873/2021. Πρόκειται για εθελοντικές οργανώσεις προσώπων που έχουν συσταθεί και λειτουργούν στην Ελλάδα ως σωματεία ή αστικές μη κερδοσκοπικές εταιρείες, με κοινωφελή σκοπό, και είναι ανεξάρτητες από κράτη ή κυβερνήσεις, την τοπική αυτοδιοίκηση, τους δημόσιους οργανισμούς δημόσιου ή ιδιωτικού δικαίου, τους εμπορικούς, συνδικαλιστικούς και επαγγελματικούς οργανισμούς και ενώσεις, τις πολιτικές οργανώσεις και τα πολιτικά κόμματα.
Πέραν των Οργανώσεων της Κοινωνίας των Πολιτών, κοινωφελείς φορείς αποτελούν οι επιτροπές εράνων και τα κοινωφελή ιδρύματα που έχουν συσταθεί σύμφωνα με τον Ν. 4182/2013 ή με ειδική νομοθεσία.
Όλες οι βάσεις δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών εξυπηρετούν την ανάγκη ενιαίας καταγραφής, διαφάνειας και λογοδοσίας των φορέων, πάντοτε στο πλαίσιο ενίσχυσης και υποστήριξης της εύρυθμης λειτουργίας και δράσης τους.
Υπάρχουν τρείς διαφορετικές βάσεις δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών.
1. Η Δημόσια Βάση Δεδομένων, που αποτελεί ηλεκτρονική βάση δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών, στην οποία δύνανται να εγγραφούν εθελοντικές οργανώσεις που λειτουργούν ως σωματεία, αστικές μη κερδοσκοπικές εταιρείες, ιδρύματα ή επιτροπές εράνων, εφόσον έχουν λάβει ή επιθυμούν να διεκδικήσουν κρατική χρηματοδότηση έως 50.000 ευρώ ή/και φορολογικές απαλλαγές.
2. Το Ειδικό Μητρώο αποτελεί ηλεκτρονική βάση δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών, στην οποία δύνανται να εγγραφούν εθελοντικές οργανώσεις που λειτουργούν ως σωματεία, αστικές μη κερδοσκοπικές εταιρείες, ιδρύματα ή επιτροπές εράνων, εφόσον έχουν λάβει ή επιθυμούν να διεκδικήσουν κρατική χρηματοδότηση άνω των 50.000 ευρώ ή/και φορολογικά κίνητρα και απαλλαγές.
3. Το Μητρώο Σωματείων Εποπτείας Περιφέρειας αποτελεί ειδικό ηλεκτρονικό μητρώο του Υπουργείου Εσωτερικών, που χειρίζονται οι Περιφέρειες της χώρας και στο οποίο εγγράφονται υποχρεωτικά τα σωματεία, η εποπτεία των οποίων ανήκει σε αυτές. Η εγγραφή στο Μητρώο Σωματείων Εποπτείας Περιφέρειας απλοποιεί σημαντικά τις διαδικασίες λειτουργίας των σωματείων μέσω της ψηφιοποίησης της διαδικασίας άσκησης της εποπτείας στα σωματεία από τις κατά τόπου αρμόδιες Περιφέρειες της Χώρας.
Όλοι οι φορείς, πριν την εγγραφή τους σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών (Δημόσια Βάση Δεδομένων, Ειδικό Μητρώο, Μητρώο Σωματείων Εποπτείας Περιφέρειας), υποχρεούνται να εγγραφούν στο Παρατηρητήριο.
Εγγράφονται αυτόματα μόνο όσοι φορείς, κατά την ημέρα έναρξης της λειτουργίας του Παρατηρητηρίου, είναι ήδη εγγεγραμμένοι στη Δημόσια Βάση Δεδομένων ή στο Ειδικό Μητρώο.
Η εγγραφή γίνεται δωρεάν με τη χρήση των κωδικών taxisnet του φορέα, αλλά απαιτεί και υποβολή δικαιολογητικών.
Για την εγγραφή απαιτούνται δικαιολογητικά όπως:
- Συστατική Πράξη ή/και Καταστατικό έγγραφο και νομίμως εγγεγραμμένες και δημοσιευμένες τροποποιήσεις του,
- πιστοποιητικά εγγραφής και δημοσιότητας καταστατικού και τυχόν τροποποιήσεών του και σχετικές δικαστικές αποφάσεις και διαταγές,
- βεβαίωση έναρξης εργασιών και μεταβολές από την Α.Α.Δ.Ε.,
- εξουσιόδοτηση του gov.gr από τον νόμιμο εκπρόσωπο, εφόσον την καταχώριση δεν την κάνει ο ίδιος ο νόμιμος εκπρόσωπος,
- έκθεση ελέγχου ορκωτού ελεγκτή λογιστή ή ελεγκτικής εταιρείας (στο Ειδικό Μητρώο),
- οικονομικός Απολογισμός και Έκθεση Εξελεγκτικής Επιτροπής παρελθόντος έτους και έγκρισή του από τη Γενική Συνέλευση, μαζί με την κατάσταση των παρόντων σε αυτή,
- κατάλογος οργάνων διοίκησης ( πρακτικό συγκρότησης σε σώμα Δ.Σ.),
- πρακτικά Γενικών Συνελεύσεων (Γ.Σ.) και
- πρακτικά εφορευτικής επιτροπής, μετά από εκλογές.
Οι οδηγίες που δίνονται από την Περιφέρεια Αττικής είναι τα πρακτικά των γενικών συνελεύσεων και των διοικητικών συμβουλίων να είναι δακτυλογραφημένα και σε μορφή pdf.
Σε περίπτωση μη εγγραφής ή μη επικαιροποίησης προβλέπεται:
- Αδυναμία υποβολής δήλωσης φορολογίας εισοδήματος,
- αδυναμία πρόσβασης σε δημόσιες χρηματοδοτήσεις ή
- αδυναμία εγγραφής στη Δημόσια Βάση Δεδομένων ή στο Ειδικό Μητρώο
Εάν μία Ο.Κοι.Π. ή κοινωφελής φορέας είναι ήδη εγγεγραμμένη/-ος σε άλλο μητρώο φορέα Γενικής Κυβέρνησης ( π.χ. Υπουργείο Πολιτισμού, Υπουργείου Υγείας), οφείλει να εγγραφεί και στις βάσεις δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών, όσον αφορά το Παρατηρητήριο, τη Δημόσια Βάση Δεδομένων, το Ειδικό και το Μητρώο Σωματείων Εποπτείας Περιφέρειας.
Η ίδια η απόφαση (Κ.Υ.Α. 16884/ 27-10-2025) εξαιρεί τα Αθλητικά σωματεία, τις συνδικαλιστικές και επαγγελματικές οργανώσεις, αφού εποπτεύονται από άλλο φορέα με ειδικές διατάξεις. Ήδη για τα Αθλητικά σωματεία λειτουργεί άλλο ειδικό μητρώο στην εφαρμογή e-kouros στη Γενική Γραμματεία Αθλητισμού (Γ.Γ.Α.), η οποία έχει την εποπτεία των αθλητικών σωματείων.
Για την επικοινωνία με το «Παρατηρητήριο» έχουμε τα εξής: Email: okoip-dir@ypes.gov.gr Τηλέφωνα : 2131313277, -287, -146, -218, -3018, -126, -117, -170, -460, -104 Διεύθυνση: Βασιλίσσης Σοφίας 15 - Αθήνα - Τ.Κ. 10674.