Με τη συνεργασία του Διονύση Σαμόλη, της Νίκης Χατζοπούλου και της Αλεξάνδρας Δαλιάνη*
Από τις τυπικές διαδικασίες στις πραγματικές δαπάνες και συναλλαγές: πώς η ουσιαστική αξιολόγηση μεταβάλλει τον ρόλο του λογιστή και αναδεικνύει τους πραγματικούς κινδύνους
Τα τελευταία χρόνια, η λειτουργία των λογιστικών γραφείων έχει μεταβληθεί ουσιαστικά, όχι μόνο λόγω της ψηφιοποίησης και της αύξησης των υποχρεώσεων, αλλά κυρίως λόγω της ενίσχυσης του πλαισίου για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες.
Ο Ν. 4557/2018 και οι νεότερες ευρωπαϊκές εξελίξεις δεν αποτελούν πλέον ένα «παράλληλο» κανονιστικό πλαίσιο που αφορά κυρίως τις τράπεζες ή τις μεγάλες επιχειρήσεις. Αντίθετα, επηρεάζουν άμεσα την καθημερινή λειτουργία των λογιστικών γραφείων, τα οποία βρίσκονται στην πρώτη γραμμή διαχείρισης της οικονομικής πληροφορίας των πελατών τους.
Η σημαντικότερη αλλαγή δεν είναι τυπική, αλλά ουσιαστική: ο λογιστής δεν αξιολογείται πλέον μόνο για την ορθότητα των καταχωρίσεων και των δηλώσεων, αλλά και για το αν αντιλαμβάνεται τη λογική των συναλλαγών και εντοπίζει αποκλίσεις που δεν συνάδουν με το προφίλ του πελάτη.
Η δέουσα επιμέλεια δεν είναι διαδικασία – είναι κρίση
Στην πράξη, η έννοια της δέουσας επιμέλειας έχει συχνά αντιμετωπιστεί ως μια τυπική διαδικασία συλλογής στοιχείων: ταυτότητες, καταστατικά, πραγματικοί δικαιούχοι.
Ωστόσο, η πραγματική της διάσταση είναι διαφορετική. Δεν αφορά το «τι έχουμε στο αρχείο», αλλά το «αν κατανοούμε αυτό που βλέπουμε».
Ένα λογιστικό γραφείο μπορεί να διαθέτει πλήρη φάκελο πελάτη και, ταυτόχρονα, να μην έχει αντιληφθεί ότι η οικονομική του συμπεριφορά παρουσιάζει σοβαρές αποκλίσεις. Αντίστροφα, ένα γραφείο που λειτουργεί με επαγγελματική κρίση μπορεί να εντοπίσει έγκαιρα κινδύνους ακόμη και με περιορισμένα στοιχεία.
Η δέουσα επιμέλεια, επομένως, δεν είναι θέμα εγγράφων, αλλά θέμα αξιολόγησης.
Πού εντοπίζεται ο πραγματικός κίνδυνος για τα λογιστικά γραφεία
Ο μεγαλύτερος κίνδυνος για τα λογιστικά γραφεία δεν προκύπτει από μεμονωμένα λάθη, αλλά από τη διαχείριση καταστάσεων, που εμφανίζουν σαφή απόκλιση από τη συνήθη δραστηριότητα του πελάτη.
Στην καθημερινή πρακτική, τέτοιες περιπτώσεις είναι πιο συχνές από όσο πιστεύεται. Επιχειρήσεις με σταθερή δραστηριότητα εμφανίζουν αιφνίδια αύξηση εσόδων χωρίς αντίστοιχη μεταβολή στη λειτουργία τους. Συναλλαγές πραγματοποιούνται μέσω ενδιάμεσων εταιρειών χωρίς εμφανή οικονομική ουσία. Τραπεζικές κινήσεις δεν συμφωνούν με τα δεδομένα των βιβλίων.
Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, το ζήτημα δεν είναι αν υπάρχει παράβαση, αλλά αν ο λογιστής αντιλαμβάνεται ότι υπάρχει πρόβλημα που απαιτεί διερεύνηση.
Το κρίσιμο σημείο είναι ότι η διοίκηση δεν εξετάζει μόνο τι έκανε ο λογιστής, αλλά τι γνώριζε ή τι όφειλε να γνωρίζει με βάση τη θέση του.
Η μετατόπιση από την πράξη στη γνώση
Η σημαντικότερη αλλαγή του σύγχρονου πλαισίου είναι η μετατόπιση της αξιολόγησης από την πράξη στη γνώση.
Δεν απαιτείται πλέον να αποδειχθεί ότι ο λογιστής συμμετείχε σε μια παράβαση. Αρκεί να αποδειχθεί ότι, με βάση τα δεδομένα που είχε στη διάθεσή του, ένας μέσος επαγγελματίας θα είχε αντιληφθεί την απόκλιση.
Η έννοια αυτή της «εύλογης γνώσης» δημιουργεί ένα νέο πεδίο ευθύνης, το οποίο δεν μπορεί να αντιμετωπιστεί με τυπικές διαδικασίες. Απαιτεί ενεργή στάση και επαγγελματική κρίση.
Τι σημαίνει αυτό στην πράξη για το λογιστικό γραφείο
Στην καθημερινή λειτουργία, η προσαρμογή στο νέο πλαίσιο δεν απαιτεί ριζικές αλλαγές, αλλά διαφορετική προσέγγιση.
Ο λογιστής πρέπει να ενσωματώσει τη λογική της αξιολόγησης στη δουλειά του. Να μην αντιμετωπίζει τις καταχωρίσεις ως ουδέτερα δεδομένα, αλλά ως πληροφορία που πρέπει να ερμηνευτεί.
Η απλή καταγραφή μιας συναλλαγής δεν αρκεί, όταν αυτή δεν συνάδει με τη δραστηριότητα της επιχείρησης. Η αποδοχή εξηγήσεων χωρίς στοιχειώδη έλεγχο δεν συνάδει με τη δέουσα επιμέλεια.
Στην πράξη, η αξιολόγηση αυτή βασίζεται σε συγκεκριμένα δεδομένα που ο λογιστής έχει ήδη στη διάθεσή του. Η ύπαρξη δυσανάλογης απογραφής σε σχέση με τον κύκλο εργασιών, τα χρονίζοντα υπόλοιπα πελατών και προμηθευτών χωρίς κίνηση, η εμφάνιση υπερβολικού ταμείου που δεν δικαιολογείται από τη δραστηριότητα, καθώς και οι δοσοληπτικοί λογαριασμοί χωρίς σαφή αιτιολογία, αποτελούν σαφή σημεία που απαιτούν αξιολόγηση.
Παράλληλα, ιδιαίτερη σημασία έχει ο έλεγχος του φακέλου ενδοομιλικών συναλλαγών, όπου η ύπαρξη συναλλαγών χωρίς οικονομική ουσία ή χωρίς επαρκή τεκμηρίωση ενδέχεται να ενισχύει σημαντικά τον βαθμό κινδύνου. Τα στοιχεία αυτά δεν αποτελούν απλές λογιστικές εγγραφές, αλλά ενδείξεις που, όταν αξιολογούνται συνολικά, διαμορφώνουν την πραγματική εικόνα της επιχείρησης. Αντίθετα, η αναζήτηση διευκρινίσεων, η διασταύρωση στοιχείων και η τεκμηρίωση των ενεργειών αποτελούν βασικά στοιχεία προστασίας.
Η σημασία της τεκμηρίωσης
Σε ένα περιβάλλον όπου η ευθύνη του λογιστή αξιολογείται εκ των υστέρων, η τεκμηρίωση αποκτά καθοριστική σημασία.
Το λογιστικό γραφείο δεν αρκεί να λειτουργεί με καλή πίστη, αλλά οφείλει να μπορεί να αποδείξει ότι ενήργησε με επιμέλεια. Η υποχρέωση αυτή περιλαμβάνει την τήρηση οργανωμένων διαδικασιών, συμβάσεων, εντύπων και φακέλων συμμόρφωσης, τα οποία πρέπει να είναι διαθέσιμα προς επίδειξη σε περίπτωση ελέγχου από τις αρμόδιες αρχές.
Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι το λογιστικό γραφείο πρέπει να διατηρεί αρχείο που να περιλαμβάνει όχι μόνο τα βασικά στοιχεία του πελάτη, αλλά και τη διαδικασία αξιολόγησης, τις διευκρινίσεις που ζητήθηκαν και τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν.
Η μη τήρηση των ανωτέρω γραφειοκρατικών διαδικασιών επισείει διοικητικές κυρώσεις και πρόστιμα, ενώ παράλληλα ενισχύει την πιθανότητα καταλογισμού ευθυνών στον λογιστή.
Η απουσία τεκμηρίωσης δημιουργεί την εικόνα αδράνειας, ακόμη και όταν ο λογιστής είχε αντιληφθεί το πρόβλημα.
Πρακτική προσέγγιση για τα λογιστικά γραφεία
Στην πράξη, η συμμόρφωση δεν απαιτεί πολύπλοκες δομές, αλλά οργάνωση και συνέπεια.
Το λογιστικό γραφείο οφείλει να διατηρεί έναν βασικό φάκελο πελάτη, να επικαιροποιεί τα στοιχεία του και να κατανοεί τη δραστηριότητά του. Η καθημερινή παρακολούθηση των συναλλαγών πρέπει να συνδέεται με τη λογική της επιχείρησης και όχι να αντιμετωπίζεται ως μηχανική διαδικασία.
Η τεκμηρίωση, ακόμη και μέσω απλής επικοινωνίας με τον πελάτη, αποτελεί βασικό εργαλείο προστασίας. Παράλληλα, η αξιολόγηση του πελατολογίου αποκτά ιδιαίτερη σημασία, καθώς η διατήρηση συνεργασιών υψηλού κινδύνου ενδέχεται να δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα στο γραφείο.
Η δέουσα επιμέλεια ενσωματώνεται στην καθημερινή λειτουργία – δεν αποτελεί ξεχωριστή διαδικασία.
Νομοθετικό πλαίσιο και βασικές αναφορές
Η υποχρέωση εφαρμογής μέτρων δέουσας επιμέλειας απορρέει κυρίως από τον Ν.4557/2018, με τον οποίο ενσωματώθηκε η Οδηγία (ΕΕ) 2015/849.
Συμπληρωματικά, κρίσιμες είναι οι διατάξεις του Ν. 4987/2022 (Κ.Φ.Δ.), καθώς και οι παρεμβάσεις του Ν. 5104/2024, οι οποίες ενισχύουν την έννοια της συνέργειας και της ευθύνης τρίτων προσώπων. Σε ευρωπαϊκό επίπεδο, ο Κανονισμός (Ε.Ε.) 2024/1624 διαμορφώνει ένα νέο, πιο αυστηρό πλαίσιο, ενισχύοντας την εκτίμηση κινδύνου και την τυποποίηση των διαδικασιών συμμόρφωσης. Η σχετική νομολογία και οι αποφάσεις της Δ.Ε.Δ. αναδεικνύουν τη σημασία της τεκμηρίωσης και της ουσιαστικής αξιολόγησης των δεδομένων.
Συμπέρασμα
Η δέουσα επιμέλεια δεν αποτελεί μια ακόμη υποχρέωση. Αποτελεί τον τρόπο με τον οποίο το λογιστικό γραφείο προστατεύει τον εαυτό του.
Το νέο πλαίσιο δεν απαιτεί από τον λογιστή να γίνει ελεγκτής. Απαιτεί, όμως, να λειτουργεί με κρίση, να κατανοεί και να αντιδρά όταν κάτι δεν «στέκει».
Σε ένα περιβάλλον αυξημένων απαιτήσεων, η προστασία δεν βρίσκεται στην αποφυγή κινδύνου, αλλά στη σωστή διαχείρισή του.
Ο έλεγχος πλέον δεν ξεκινά από τον ελεγκτή — ξεκινά από τον λογιστή.
Και αυτή η διαχείριση ξεκινά από κάτι απλό: να μην περνά τίποτα απαρατήρητο.
*Ο Διονύσης Σαμόλης είναι Μέτοχος και μέλος Δ.Σ., Γενικός Διευθυντής της Artion. A.E.
Η Νίκη Χατζοπούλου είναι Δικηγόρος Παρ’Αρείω Πάγω LL.M. & Διαμεσολαβήτρια, συνεργάτης της Artion A.E.
H Aλεξάνδρα Δαλιάνη είναι Ασκούμενη Δικηγόρος.
Το ανωτέρω κείμενο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν υποκαθιστά τις εξειδικευμένες συμβουλευτικές υπηρεσίες.
Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθυνθείτε στην ARTION Α.Ε. (Οιδίποδος 1-3, Χαλάνδρι|+30 210 6009062| www.artion.gr).