Εισαγωγή
Η έννοια της «δέουσας επιμέλειας» αποτελεί έναν από τους βασικούς πυλώνες της ελληνικής νομοθεσίας για την πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας. Στο πλαίσιο της φορολογικής συμμόρφωσης, η δέουσα επιμέλεια αποκτά ιδιαίτερη σημασία στον Πίνακα I΄ του εντύπου Ε3, το οποίο υποβάλλεται από επιχειρήσεις και επαγγελματίες κατά τη φορολογική δήλωση.
Το παρόν άρθρο εξετάζει τη δέουσα επιμέλεια, όπως ορίζεται από τον Ν. 4557/2018, την ΠΟΛ. 1204/2018 , την Ε.2007/2025 εγκύκλιο διαταγή της Α.Α.Δ.Ε. και άλλες συναφείς πηγές. Παράλληλα, αναλύει τη σημασία της για τη φορολογική διοίκηση και παρέχει πρακτικές οδηγίες για τη σωστή συμπλήρωση του Πίνακα I΄ του εντύπου Ε3.
Νομικό και κανονιστικό πλαίσιο
Ν. 4557/30-7-2018 (Κωδικοποιημένος σύμφωνα με τον Ν.5001/2022) «Πρόληψη και καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας»
1. Νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες (ξέπλυμα χρήματος) συνιστούν οι εξής πράξεις: α) η μετατροπή ή η μεταβίβαση περιουσίας εν γνώσει του γεγονότος ότι προέρχεται από εγκληματική δραστηριότητα, ή από πράξη συμμετοχής σε τέτοια δραστηριότητα, με σκοπό την απόκρυψη ή τη συγκάλυψη της παράνομης προέλευσής της, ή την παροχή συνδρομής σε οποιονδήποτε ενέχεται στη δραστηριότητα αυτή για να αποφύγει τις έννομες συνέπειες των πράξεων του,
β) η απόκρυψη ή συγκάλυψη της αλήθειας, όσον αφορά τη φύση, την προέλευση, τη διάθεση, τη διακίνηση ή τη χρήση περιουσίας ή τον τόπο όπου αυτή βρίσκεται ή την κυριότητα επ΄ αυτής, ή τα σχετικά με αυτή δικαιώματα, εν γνώσει του γεγονότος ότι η περιουσία αυτή προέρχεται από εγκληματική δραστηριότητα ή από πράξη συμμετοχής σε τέτοια δραστηριότητα, γ) η απόκτηση, κατοχή ή χρήση περιουσίας, εν γνώσει, κατά τον χρόνο κτήσης, ή κατά τον χρόνο περιέλευσης της κατοχής ή της χρήσης, του γεγονότος ότι η περιουσία προέρχεται από εγκληματική δραστηριότητα ή από πράξη συμμετοχής σε τέτοια δραστηριότητα και δ) η χρησιμοποίηση του χρηματοπιστωτικού τομέα με την τοποθέτηση σε αυτόν ή τη διακίνηση μέσω αυτού εσόδων που προέρχονται από εγκληματικές δραστηριότητες, με σκοπό να προσδοθεί νομιμοφάνεια στα εν λόγω έσοδα.
Υπόχρεα πρόσωπα
Για τους σκοπούς του Ν. 4557/30.7.2018 , ως υπόχρεα νοούνται τα εξής πρόσωπα: α) τα πιστωτικά ιδρύματα και κάθε πιστωτικός φορέας του Ν. 4438/2016 (ΦΕΚ Α΄ 220), β) οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί, γ) οι ορκωτοί ελεγκτές-λογιστές και οι εταιρείες ορκωτών ελεγκτών-λογιστών που έχουν εγγραφεί στο δημόσιο μητρώο της Επιτροπής Λογιστικής Τυποποίησης και Ελέγχων, καθώς και οι ιδιώτες ελεγκτές και δ) οι εξωτερικοί λογιστές-φοροτεχνικοί και κάθε άλλο πρόσωπο που αναλαμβάνει να παρέχει, είτε άμεσα, είτε μέσω άλλων συνδεδεμένων προσώπων, υλική βοήθεια, συνδρομή ή συμβουλές σχετικά με φορολογικά θέματα, ως κύρια επιχειρηματική ή επαγγελματική δραστηριότητα (`Αρθρο 5 - Υπόχρεα Πρόσωπα).
Αναφορές ύποπτων συναλλαγών προς την Αρχή ( άρθρο 22 του Ν. 4557/30-7-2018 )
1. Τα υπόχρεα πρόσωπα και οι υπάλληλοί τους, στους οποίους περιλαμβάνονται τα διευθυντικά στελέχη, οφείλουν να: α) ενημερώνουν αμελλητί, με δική τους πρωτοβουλία, την Αρχή, όταν γνωρίζουν ή έχουν σοβαρές ενδείξεις ή υποψίες ότι χρηματικά ποσά, ανεξαρτήτως του ύψους τους, συνιστούν έσοδα από εγκληματικές δραστηριότητες ή σχετίζονται με χρηματοδότηση της τρομοκρατίας. Η υποχρέωση αυτή αφορά και σε κάθε περίπτωση απόπειρας ύποπτης συναλλαγής και β) παρέχουν αμελλητί στην Αρχή, την αρμόδια αρχή και σε άλλες δημόσιες αρχές που είναι επιφορτισμένες με καθήκοντα για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, ύστερα από αίτημά τους, όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες και στοιχεία.
Ο Κανονισμός της Α . Α . Δ . Ε . ( ΠΟΛ . 1204/2018 )
Ο νέος κανονισμός της Α.Α.Δ.Ε. εξειδικεύει τα προβλεπόμενα μέτρα εντοπισμού, αναφοράς και ελέγχου των ύποπτων συναλλαγών, καθώς και το φάσμα των ποινικών και διοικητικών κυρώσεων για τα υπόχρεα πρόσωπα, δηλαδή για χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, επιχειρηματίες παροχής υπηρεσιών και ελεύθερους επαγγελματίες που δεν συμμορφώνονται με τις προβλεπόμενες υποχρεώσεις τους, ώστε να αποτρέπουν το «ξέπλυμα» μαύρου χρήματος. Βάσει του κανονισμού, συγκεκριμένες κατηγορίες επιχειρήσεων και επαγγελματιών έχουν ευθύνες ως προς τους πελάτες τους, για την πρόληψη φαινομένων ξεπλύματος βρόμικου χρήματος, εφαρμόζοντας τη «δέουσα επιμέλεια», δηλαδή ερευνώντας το προφίλ του πελάτη τους, χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες τεχνικές οδηγίες.
Στις κατηγορίες αυτές περιλαμβάνονται οι τράπεζες και οι λοιποί χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί, οι ορκωτοί ελεγκτές-λογιστές, οι εξωτερικοί λογιστές-φοροτεχνικοί, οι συμβολαιογράφοι, οι δικηγόροι, οι μεσίτες ακινήτων, οι έμποροι και εκπλειστηριαστές αγαθών μεγάλης αξίας, οι ενεχυροδανειστές και αργυραμοιβοί, οι πάροχοι υπηρεσιών ανταλλαγής μεταξύ εικονικών νομισμάτων και παραστατικών νομισμάτων και οι πάροχοι υπηρεσιών θεματοφυλακής ψηφιακών πορτοφολιών.
Τα υπόχρεα πρόσωπα και οι υπάλληλοί τους, στους οποίους περιλαμβάνονται τα διευθυντικά στελέχη, οφείλουν να ενημερώνουν αμελλητί, με δική τους πρωτοβουλία, την Αρχή Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές Δραστηριότητες, όταν γνωρίζουν ή έχουν σοβαρές ενδείξεις ή υποψίες ότι χρηματικά ποσά, ανεξαρτήτως του ύψους τους, συνιστούν έσοδα από εγκληματικές δραστηριότητες ή σχετίζονται με χρηματοδότηση της τρομοκρατίας.
Η υποχρέωση αυτή αφορά και κάθε περίπτωση απόπειρας ύποπτης συναλλαγής. Η καλόπιστη γνωστοποίηση πληροφοριών προς την Αρχή ή εντός του υπόχρεου προσώπου δεν συνεπάγεται οποιουδήποτε είδους ευθύνη για το υπόχρεο πρόσωπο και τους υπαλλήλους του, ακόμη και αν αποδειχθεί ότι δεν υπήρξε εγκληματική δραστηριότητα, ούτε μπορεί να αποτελέσει λόγο καταγγελίας της εργασιακής σύμβασης ή μεταβολή των όρων της επί το δυσμενέστερο. Επιπρόσθετα, τα φυσικά πρόσωπα που αναφέρουν τις υπόνοιές τους για νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή χρηματοδότηση της τρομοκρατίας, προστατεύονται από πιθανή εκδίκηση ή εκφοβισμό, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9 του Ν. 2928/2001. Οι αναφορές υποβάλλονται ηλεκτρονικά στη σελίδα της Αρχής Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές Δραστηριότητες, ακολουθώντας τις οδηγίες της σχετικής σελίδας (hellenic-fiu.gr).
Τα υπόχρεα πρόσωπα εφαρμόζουν μέτρα δέουσας επιμέλειας ως προς τους πελάτες τους στις εξής περιπτώσεις:
1. Όταν συνάπτουν επιχειρηματική σχέση,
2. όταν διενεργούν περιστασιακή συναλλαγή που: α) ανέρχεται σε ποσό ίσο ή μεγαλύτερο των δεκαπέντε χιλιάδων (15.000) ευρώ,
3. όταν πρόκειται για πρόσωπα που εμπορεύονται αγαθά και διενεργούν περιστασιακή συναλλαγή σε μετρητά που αφορά ποσό δέκα χιλιάδων (10.000) ευρώ τουλάχιστον,
4. όταν υπάρχει υπόνοια νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και
5. όταν υπάρχουν αμφιβολίες για την ταυτότητα του πελάτη ή του πραγματικού δικαιούχου.
Μέτρα συνήθους δέουσας επιμέλειας και χρόνος εφαρμογής
- Εξακρίβωση και επαλήθευση της ταυτότητας του πελάτη, πριν από τη σύναψη της επιχειρηματικής σχέσης ή τη διενέργεια της συναλλαγής,
- εξακρίβωση της ταυτότητας του πραγματικού δικαιούχου, πριν από τη σύναψη της επιχειρηματικής σχέσης ή τη διενέργεια της συναλλαγής,
- αξιολόγηση και ανάλογα με την περίπτωση τη συλλογή πληροφοριών για το αντικείμενο και τον σκοπό της επιχειρηματικής σχέσης και
- άσκηση συνεχούς εποπτείας όσον αφορά την επιχειρηματική σχέση, με ενδελεχή εξέταση των συναλλαγών που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια αυτής.
Αναφορές ύποπτων συναλλαγών προς την Αρχή καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες
Τα υπόχρεα πρόσωπα και οι υπάλληλοί τους, στους οποίους περιλαμβάνονται τα διευθυντικά στελέχη, οφείλουν: α) να ενημερώνουν αμελλητί, με δική τους πρωτοβουλία την Αρχή όταν γνωρίζουν ή έχουν σοβαρές ενδείξεις ή υποψίες, ότι χρηματικά ποσά, ανεξαρτήτως του ύψους τους, συνιστούν έσοδα από εγκληματικές δραστηριότητες ή σχετίζονται με χρηματοδότηση της τρομοκρατίας. Η υποχρέωση αυτή αφορά και κάθε περίπτωση απόπειρας ύποπτης συναλλαγής και
β) να παρέχουν αμελλητί στην Αρχή, στην αρμόδια αρχή και σε άλλες δημόσιες αρχές που είναι επιφορτισμένες με καθήκοντα για την καταπολέμηση νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, κατόπιν αιτήματος αυτών, όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες και στοιχεία.
Οι ανωτέρω υποχρεώσεις δεν εφαρμόζονται από λογιστές - φοροτεχνικούς συμβούλους στις περιπτώσεις μόνο που τα εν λόγω πρόσωπα εκτελούν τα καθήκοντά τους στο πλαίσιο της υπεράσπισης των πελατών τους σε δικαστικές διαδικασίες ή σχετικά με αυτές, συμπεριλαμβανομένης της παροχής συμβουλών αναφορικά με την κίνηση ή αποφυγή τέτοιων διαδικασιών.
Η Δέουσα Επιμέλεια στον Πίνακα I του Εντύπου Ε3 2024
Περιγραφή του Πίνακα I και ο ρόλος της δέουσας επιμέλειας
Β.10 ΠΙΝΑΚΑΣ Γ. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Ν.4557/2018 ΠΕΡΙ ΝΟΜΙΜΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΣΟΔΩΝ ΑΠΟ ΕΓΚΛΗΜΑΤΙΚΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΚΑΙ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΤΗΣ ΤΡΟΜΟΚΡΑΤΙΑΣ
Ο Πίνακας I΄ περιλαμβάνει τα εξής βασικά πεδία:
1. Ταυτοποίηση Πελατών: Καταγραφή των διαδικασιών που χρησιμοποιούνται για την ταυτοποίηση των πελατών.
2. Έλεγχος Συναλλαγών: Περιγραφή των μηχανισμών παρακολούθησης συναλλαγών.
3. Διαχείριση Κινδύνων: Ανάλυση των μέτρων που λαμβάνονται για τον περιορισμό κινδύνων νομιμοποίησης εσόδων.
4. Αναφορές Υπόπτων Συναλλαγών: Καταγραφή τυχόν αναφορών προς την Αρχή Καταπολέμησης Νομιμοποίησης Εσόδων (Α.Κ.Ν.Ε.).
Ο πίνακας αυτός συμπληρώνεται υποχρεωτικά από υπόχρεους του άρθρου 5 του Ν.4557/2018 (ΦΕΚ A΄ 139), οι οποίοι εποπτεύονται από την A.A.Δ.E. δυνάμει της περ. ε) της παρ.1 του άρθρου 6 του ίδιου νόμου και συγκεκριμένα από τους εξωτερικούς λογιστές - φοροτεχνικούς, τα νομικά πρόσωπα παροχής λογιστικών - φοροτεχνικών υπηρεσιών καθώς και από κάθε άλλο πρόσωπο που αναλαμβάνει να παρέχει, είτε άμεσα είτε μέσω άλλων συνδεδεμένων προσώπων, υλική βοήθεια, συνδρομή ή συμβουλές σχετικά με φορολογικά θέματα, ως κύρια επιχειρηματική ή επαγγελματική δραστηριότητά του, από τους μεσίτες ακινήτων και από τους εμπόρους και εκπλειστηριαστές αγαθών μεγάλης αξίας.
Τα πεδία της στήλης «Δραστηριότητα» συμπληρώνονται από όλους τους υπόχρεους με βάση την κατηγοριοποίηση της αναδυόμενης λίστας τιμών.
Τα πεδία της στήλης «Είδος συναλλαγής» συμπληρώνονται μόνο από τους μεσίτες ακινήτων με βάση την κατηγοριοποίηση της αναδυόμενης λίστας τιμών.
Τα πεδία των στηλών «Πλήθος συναλλαγών Εκάστη μεγαλύτερου και ίσο του 10.000,00 €», «Σύνολο αξίας συναλλαγών» και «Σύνολο αξίας συναλλαγών σε μετρητά» συμπληρώνονται μόνο από τους μεσίτες ακινήτων και τους έμπορους και εκπλειστηριαστές μεγαλύτερο και ίσο του 10.000,00 €»» συμπληρώνεται το πλήθος των συναλλαγών που εκάστη εξ αυτών υπερβαίνει το ποσό των 10.000 ευρώ και στη στήλη «Σύνολο αξίας συναλλαγών» συμπληρώνονται το σύνολο της αξίας των εν λόγω συναλλαγών. Στη στήλη «Σύνολο αξίας συναλλαγών σε μετρητά» συμπληρώνεται η συνολική αξία των συναλλαγών της προηγούμενης στήλης που πραγματοποιήθηκαν με μετρητά.
Σχετική η Ε.2007/2025 εγκύκλιος. Συμπληρώνονται από το χρήστη, μέσα από αναδυόμενο παράθυρο όπου επιλέγοντας τη δραστηριότητα, εμφανίζεται ο ακόλουθος εσωτερικός πίνακας:
Επιλέγουμε «Εισαγωγή νέας εγγραφής» και στη συνέχεια, ανοίγοντας το πεδίο δραστηριότητα εμφανίζεται ο αντίστοιχος πίνακας πολλαπλών επιλογών:
Αν επιλεγεί ο αριθμός 1 της λίστας (Εξωτερικοί λογιστές - φοροτεχνικοί), δεν παρέχεται η δυνατότητα συμπλήρωσης των άλλων πεδίων.
Επιλέγω «Ενημέρωση» για τη συνέχεια της διαδικασίας.
Αν επιλεγεί ο αριθμός 2 της λίστας (Μεσίτες ακινήτων), στο είδος συναλλαγής ανοίγουν οι παρακάτω επιλογές:
Και στη συνέχεια, συμπληρώνουμε τα υπόλοιπα πεδία.
Επιλέγουμε «Ενημέρωση» για τη συνέχεια της διαδικασίας.
Αν η επιλογή στο πεδίο «Δραστηριότητα» είναι από τη λίστα τιμών 3.1. έως 3.6. δεν παρέχεται η δυνατότητα συμπλήρωσης του πεδίου «είδος συναλλαγής».
Υπόχρεα πρόσωπα και οι ευθύνες τους
Κατηγορίες υπόχρεων προσώπων
Ο κανονισμός της Α.Α.Δ.Ε. ορίζει ότι συγκεκριμένες κατηγορίες επιχειρήσεων και επαγγελματιών έχουν ιδιαίτερες ευθύνες ως προς την εφαρμογή της δέουσας επιμέλειας. Οι βασικές κατηγορίες είναι:
- Εξωτερικοί λογιστές - φοροτεχνικοί και νομικά πρόσωπα παροχής λογιστικών - φοροτεχνικών υπηρεσιών, καθώς και ιδιώτες ελεγκτές: Αυτοί οι επαγγελματίες διαχειρίζονται οικονομικά στοιχεία και φορολογικές δηλώσεις, και επομένως φέρουν την ευθύνη για την ορθή καταγραφή και αξιολόγηση των συναλλαγών.
- Μεσίτες ακινήτων: Ειδικότερα για συναλλαγές των οποίων η αξία ανέρχεται σε τουλάχιστον 10.000 ευρώ, οι μεσίτες οφείλουν να εφαρμόζουν αυστηρά μέτρα επιμέλειας για την ταυτοποίηση και αξιολόγηση των πελατών τους.
- Έμποροι και εκπλειστηριαστές αγαθών μεγάλης αξίας: Όταν η αξία της συναλλαγής ξεπερνά τα 10.000 ευρώ, οι έμποροι και οι εκπλειστηριαστές οφείλουν να εφαρμόζουν τα μέτρα δέουσας επιμέλειας.
Ορισμός «Εμπόρων Αγαθών Μεγάλης Αξίας»
Για τους έμπορους αγαθών μεγάλης αξίας, ο κανονισμός διευκρινίζει επιπλέον τις κατηγορίες αγαθών για τα οποία ισχύουν οι συγκεκριμένες υποχρεώσεις:
1. Επιχειρήσεις εμπορίας πολύτιμων και ημιπολύτιμων λίθων, επεξεργασίας και εμπορίας πολύτιμων μετάλλων και παράγωγων προϊόντων, εμπορίας μαργαριταριών, κοραλλιών, καθώς και κατασκευής και εμπορίας κοσμημάτων και ρολογιών.
2. Επιχειρήσεις εμπορίας παλαιών αντικειμένων αξίας (αντίκες), αρχαιοτήτων, μεταλλίων, παλαιών γραμματοσήμων, νομισμάτων και λοιπών συλλεκτικών ειδών αξίας, καθώς και επιχειρήσεις ή επαγγελματίες που ασχολούνται με την παραγωγή ή κατασκευή και εμπορία έργων τέχνης γενικά, συμπεριλαμβανομένων των μουσικών οργάνων.
3. Πρόσωπα που εμπορεύονται ή ενεργούν ως μεσάζοντες στο εμπόριο έργων τέχνης, συμπεριλαμβανομένου του εμπορίου που πραγματοποιείται σε αίθουσες έργων τέχνης και οίκους δημοπρασιών.
4. Επιχειρήσεις παραγωγής και εμπορίας ταπήτων και χαλιών, ειδών γουνοποιίας, δερμάτινων ειδών και ενδυμάτων γενικά.
5. Επιχειρήσεις εμπορίας επιβατικών αυτοκινήτων ιδιωτικής χρήσης, ελικοπτέρων, αεροσκαφών και σκαφών αναψυχής γενικά.
4.3 Ευθύνες και υποχρεώσεις
Οι υπόχρεοι φορείς οφείλουν να εφαρμόσουν διαδικασίες δέουσας επιμέλειας που περιλαμβάνουν:
- Ταυτοποίηση και επαλήθευση πελατών: Χρήση αξιόπιστων τεκμηρίων για την ταυτοποίηση του πελάτη, όπως έγγραφα ταυτότητας, αποδεικτικά κατοικίας και οικονομικές πληροφορίες.
- Κατανόηση Συναλλαγών: Συγκέντρωση πληροφοριών σχετικά με τη φύση και τον σκοπό της επιχειρηματικής σχέσης.
- Αξιολόγηση του προφίλ του πελάτη: Ενδελεχής έρευνα για το ιστορικό συναλλαγών, τις πηγές εισοδήματος και τυχόν παρελθοντικές παρατυπίες.
- Καταγραφή και αρχειοθέτηση: Οργάνωση και διατήρηση πλήρων αρχείων των πληροφοριών και των συναλλαγών, ώστε σε περίπτωση ελέγχου από τις αρμόδιες αρχές να υπάρχει η απαραίτητη τεκμηρίωση.
- Συνεχής παρακολούθηση: Εφαρμογή τεχνολογικών εργαλείων για την τακτική παρακολούθηση των συναλλαγών και την ανίχνευση οποιωνδήποτε ύποπτων ενεργειών.
Βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή της δέουσας επιμέλειας
Τεχνικές οδηγίες και διαδικασίες
Οι υπόχρεοι φορείς καλούνται να υιοθετήσουν συγκεκριμένες τεχνικές οδηγίες που έχουν σχεδιαστεί για να ενισχύσουν τη διαδικασία εντοπισμού και αναφοράς ύποπτων συναλλαγών. Οι κύριες διαδικασίες περιλαμβάνουν:
- Αυτοματοποιημένα Συστήματα Ελέγχου: Η χρήση προηγμένων λογισμικών (π.χ. ERP, λογισμικά AML) που επιτρέπουν την ανάλυση μεγάλου όγκου δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και την ανίχνευση μη φυσιολογικών προτύπων. Τα συγκεκριμένα λογισμικά ενσωματώνουν αλγόριθμους ανάλυσης δεδομένων και τεχνητής νοημοσύνης για τον εντοπισμό ύποπτων συναλλαγών.
- Ενοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων: Διασύνδεση των εσωτερικών συστημάτων της επιχείρησης με πλατφόρμες που παρέχουν ενημερωμένες βάσεις δεδομένων για την ταυτοποίηση πελατών.
- Αυτόματη Ειδοποίηση και Αναφορά: Συστήματα που στέλνουν αυτόματα ειδοποιήσεις στους υπεύθυνους μόλις εντοπιστεί κάποια ανωμαλία, επιταχύνοντας τη διαδικασία αναφοράς.
- Εκπαίδευση και Ενημέρωση: Συνεχής κατάρτιση του προσωπικού ώστε να εξοικειώνεται με τις νέες τεχνολογικές εξελίξεις και τα εργαλεία ελέγχου.
Παραδείγματα εφαρμογής
Για να κατανοηθεί καλύτερα η πρακτική εφαρμογή των παραπάνω διαδικασιών, ας εξετάσουμε δύο παραδείγματα:
- Παράδειγμα 1 - Εξωτερικοί λογιστές και φοροτεχνικοί:
Ένας εξωτερικός λογιστής που διαχειρίζεται τις οικονομικές καταστάσεις ενός πελάτη, εντοπίζει μια συναλλαγή υψηλής αξίας που ξεπερνά το όριο των 10.000 ευρώ.
Το λογιστικό σύστημα ενεργοποιεί έναν αυτόματο έλεγχο, ο οποίος εντοπίζει την ασυνήθιστη συμπεριφορά και ειδοποιεί τον υπεύθυνο δέουσας επιμέλειας. Ακολουθείται η διαδικασία επιβεβαίωσης και τεκμηρίωσης, και, σε περίπτωση που το προφίλ του πελάτη δείχνει ενδείξεις κινδύνου, υποβάλλεται αναφορά στις αρμόδιες αρχές.
- Παράδειγμα 2 - Μεσίτες ακινήτων:
Ένας μεσίτης που διαμεσολαβεί μια συναλλαγή ακινήτου αξίας άνω των 10.000 ευρώ αναγνωρίζει, βάσει προκαθορισμένων κριτηρίων, ότι ο πελάτης έχει ασαφή οικονομική ιστορία. Ο μεσίτης εφαρμόζει επιπρόσθετα μέτρα ελέγχου, ζητώντας πρόσθετα έγγραφα και διενεργώντας λεπτομερή έρευνα για την ταυτοποίηση και αξιολόγηση του πελάτη. Σε περίπτωση επιβεβαίωσης κινδύνου, καταγράφει όλα τα στοιχεία και υποβάλλει την απαραίτητη αναφορά.
- Παράδειγμα 3 - Λογιστικό γραφείο:
Ένα λογιστικό γραφείο εφαρμόζει:
- Αυξημένα μέτρα δέουσας επιμέλειας για πελάτες υψηλού κινδύνου (π.χ., πολιτικώς εκτεθειμένα πρόσωπα),
- διατήρηση αρχείων για όλες τις συναλλαγές πελατών και
- συνεχή εκπαίδευση προσωπικού στις διαδικασίες συμμόρφωσης.
Το κείμενο αποτελεί απόσπασμα από το ομότιτλο άρθρο του κ. Δημητρίου Μελά που δημοσιεύθηκε στο τ. Μαρτίου του περιοδικού Epsilon7. Στο πλήρες άρθρο, μεταξύ άλλων, γίνεται αναφορά και στο υπόδειγμα αναφοράς και στους σχετικούς πίνακες.