Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στις Δημόσιες Συμβάσεις (B2G)

Εφαρμογή της Κ.Υ.Α.52445 ΕΞ/2023

Με την Απόφαση 52445 ΕΞ/2023 δόθηκε νέα κατεύθυνση για την εφαρμογή των άρθρων 148 έως 154 του Ν. 4601/2019 που αφορούν την έκδοση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων.

Η εν λόγω εξέλιξη αφορά σημαντική μερίδα των επιχειρήσεων της χώρας, αν αναλογιστεί κανείς ότι πλέον τίθενται ειδικοί όροι τιμολόγησης για όποιον συναλλάσσεται με τον μεγαλύτερο πελάτη της χώρας, που δεν είναι άλλος από τον Τομέα του Δημοσίου.

Μέσα από την απόφαση αυτή, αποσαφηνίστηκαν τα κάτωθι:

1. Οι αναθέτουσες αρχές, δηλαδή οι φορείς του δημοσίου που αναθέτουν τις συμβάσεις προμηθειών, υπηρεσιών και έργων, υποχρεούνται*:

a. να παραλαμβάνουν και

b. να επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια και

2. οι οικονομικοί φορείς υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τιμολόγια που είναι σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων, δηλαδή τον εθνικό μορφότυπο τιμολογίων B2G.

* Εδώ, παρατηρείται μια ουσιώδης διαφορά συγκριτικά με την εφαρμογή της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (χάριν συντομίας αναφέρεται ως Η.Τ.) στον ιδιωτικό τομέα, καθώς ο πελάτης - ιδιώτης δύναται να ζητήσει την έκδοση του παραστατικού από τον εκδότη σε έγχαρτη μορφή (σχετ. παρ. 1 και 3, άρθρο 14 τουΝ.4308/2014), ενώ, αντίθετα, η αποδοχή του ηλεκτρονικού τιμολογίου από το Δημόσιο είναι υποχρεωτική.

Δύο στόχοι επιδιώκονται με την υιοθέτηση και εφαρμογή της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στο Δημόσιο (B2G).

• Πρώτος στόχος είναι, η τήρηση κοινών κανόνων τιμολόγησης προς το Δημόσιο σε όλη την Ευρωπαϊκή Ένωση, ώστε να μπορεί, στην ενιαία αγορά, μια επιχείρηση, από οποιαδήποτε χώρα, ανεμπόδιστα να συνάπτει και να εκτελεί συμβάσεις με δημοσίους φορείς άλλων ευρωπαϊκών χωρών. Αυτό επιτυγχάνεται με τη σύγκλιση του εθνικού μορφότυπου H.T. προς τον ευρωπαϊκό τύπο και τη θέσπιση υποχρεωτικής εφαρμογής του σταδιακά σε όλο το Δημόσιο.
• Δεύτερος στόχος είναι, το δημόσιο να αποκτήσει μια κεντρική εικόνα:

- των προμηθειών,

- των ανεξόφλητων τιμολογίων και

- του ποσοστού εκτέλεσης των συμβάσεών του.

Σε συγκεντρωτική μορφή, σήμερα, δεν υπάρχει η πληροφόρηση αυτή. Για την επίτευξη του στόχου αυτού, καθοριστικό ρόλο θα παίξει το Κέντρο Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων, το οποίο θα συγκεντρώνει και θα παρακολουθεί την πορεία των τιμολογήσεων προς το Δημόσιο (παρακάτω ακολουθεί αναλυτική περιγραφή).

Βάσει της απόφασης 52445 ΕΞ/2023, οι χρόνοι έναρξης υποχρεωτικής χρήσης της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για το Δημόσιο ορίστηκαν ως εξής:

** Στους Φορείς Κεντρικής Διοίκησης περιλαμβάνονται η Προεδρία της Δημοκρατίας, τα Υπουργεία, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, Ανεξάρτητες Αρχές άνευ νομικής προσωπικότητας και το Κοινοβούλιο (άρθρο 14 του Ν.4270/2014).

***Από 01/01/2025, η υποχρέωση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης επεκτείνεται και σε «εκτός συμβάσεων» προμήθειες και υπηρεσίες του Δημοσίου, εφόσον το ύψος της δαπάνης υπερβαίνει τις 2.500 ευρώ.

Σε συνέχεια της ίδιας απόφασης, για τις διαδικασίες που εκκινούν μετά την πάροδο των ανωτέρω προθεσμιών, οι αναθέτουσες αρχές και οι αναθέτοντες φορείς οφείλουν να περιλαμβάνουν ρητή πρόβλεψη στα έγγραφα της σύμβασης, αναφορικά με την υποχρέωση των οικονομικών φορέων για έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Ωστόσο, υπάρχει μια σειρά από συμβάσεις, αλλά και δαπάνες, που εξαιρούνται ρητά από την υποχρέωση υποβολής Ηλεκτρονικών Τιμολογίων:

1. Δημόσιες συμβάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 148 του Ν.4601/2019 και συνάπτονται δυνάμει των άρθρων 117Α και 327Α του Ν. 4412/2016 (Δημόσιες Συμβάσεις ήσσονος αξίας μέχρι 2.500 ευρώ).

2. α) Δημόσιες συμβάσεις μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα, που ανατίθενται σύμφωνα με το άρθρο 12 του Ν.4412/2016,

β) συμβάσεις μεταξύ αναθετουσών αρχών, που ανατίθενται σύμφωνα με το άρθρο 247 του Ν.4412/2016 και

γ) συμβάσεις παραχώρησης μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα, που ανατίθενται σύμφωνα με το άρθρο 16 του Ν.4413/2016.

3. Λοιπές δαπάνες, το ύψος των οποίων είναι έως 2.500 ευρώ (χωρίς σύμβαση).

«Κέντρο Διαλειτουργικότητας (Κ.Ε.Δ.)» της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. και το «Πρότυπο PEPPOL» για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση B2G

Τόσο η αρχιτεκτονική, όσο και οι διαδικασίες παραλαβής, επεξεργασίας και πληρωμής του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από φορείς στο δημόσιο, καθορίστηκαν με την απόφαση 98979 ΕΞ/2021. Με την ίδια απόφαση, προσδιορίστηκαν οι απαιτήσεις διαλειτουργικότητας και διασύνδεσης με τα πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου.

Καθοριστικό ρόλο διαδραματίζει η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.), η οποία συνιστά στη χώρα μας την «Εθνική Αρχή PEPPOL» (PEPPOL Authority), με αρμοδιότητα να διευκολύνει τις ηλεκτρονικές δημόσιες συμβάσεις και την ηλεκτρονική διακυβέρνηση σε περιφερειακό ή εθνικό επίπεδο εντός της Ευρώπης (Ε.Ο.Χ.), όσον αφορά ηλεκτρονικές συναλλαγές B2G (Άρθρο 4 του Ν.4623/2019).

Σε αδρές γραμμές, PEPPOL, ή αλλιώς Pan-European Public Procurement On Line, αποτελεί ένα ανοικτό, πανευρωπαϊκό πρότυπο τεχνικών προδιαγραφών και διατάξεων νομικού πλαισίου, που επιτρέπει στις ευρωπαϊκές (και όχι μόνο) επιχειρήσεις του Ιδιωτικού Τομέα να συναλλάσσονται διασυνοριακά κατά ηλεκτρονικό και ομοιογενή τρόπο με τον Ευρωπαϊκό Δημόσιο Τομέα (B2G), όσον αφορά τις διαδικασίες προμηθειών (e-procurement).

Στoν Ελληνικό Δημόσιο Τομέα, συγκεκριμένα, η εφαρμογή του πρότυπου PEPPOL αφορά το σχεδιασμό, την υλοποίηση και την αξιοποίηση κατανεμημένων, συνεργαζόμενων υπηρεσιών της διαδικασίας της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (e-invoicing), στο πλαίσιο των προμηθειών του Ελληνικού Δημοσίου (ΦΕΚ Β΄ 2425/18-07-2020).

Για την εξυπηρέτηση των παραπάνω, η Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. διατηρεί στο Πληροφοριακό της Σύστημα ένα Κέντρο Διαλειτουργικότητας (Κ.Ε.Δ.), ως «Ενιαίο Σύστημα Ηλεκτρονικής Πρόσβασης του Δημοσίου» (επιτρέπει διεπαφή μέσω API με άλλα προγράμματα, όπως ERP) και στο οποίο γίνεται:

• Η υποδοχή (συγκέντρωση) των ηλεκτρονικών τιμολογίων των δημοσίων συμβάσεων όλων των δημοσίων φορέων (σημείωση: ο πάροχος, που έχει εξουσιοδοτηθεί από την επιχείρηση, πέρα από τη διαβίβαση στο MyDATA, αναλαμβάνει την αποστολή του Η.Τ. και στο Κ.Ε.Δ. για λογαριασμό της επιχείρησης).
• Ο έλεγχος τεχνικής πληρότητας των Η.Τ., σύμφωνα με το εθνικό μορφότυπο για συναλλαγές με το δημόσιο και βάσει των απαιτήσεων του προτύπου PEPPOL. Αν απορριφθούν, επιστρέφουν στην εταιρεία ως σχετική ένδειξη σφάλματος, τα παραστατικά δεν εκδίδονται και παύει η διαδικασία επεξεργασίας τους από το Κ.Ε.Δ..

Αν γίνουν αποδεκτά, τότε θα ακολουθήσει:

• η αποστολή (δρομολόγηση) αυτών από το Κ.Ε.Δ. προς τα επιμέρους Πληροφοριακά Συστήματα των Δημοσίων Φορέων (πρόσβαση στα Η.Τ. έχουν οι αναθέτοντες φορείς είτε απευθείας μέσα από τα προγράμματά τους - εφόσον έγινε διασύνδεση με API - διαφορετικά μέσω της ιστοσελίδας της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. με κωδικούς εξουσιοδοτημένου χρήστη) (σχετική η απόφαση 118944 ΕΞ/2019).

Το Κ.Ε.Δ. αποτελεί ουσιαστικά ένα δίκτυο διακίνησης των Η.Τ. των Δημοσίων Συμβάσεων και στο οποίο εφαρμόζεται το πρότυπο προδιαγραφών του PEPPOL που ορίστηκε παραπάνω.

Η ανατροφοδότηση της επιχείρησης από το Κ.Ε.Δ., σχετικά με την πορεία των Ηλεκτρονικών της Τιμολογίων, δεν διακόπτεται μετά την επιτυχή παραλαβή, αλλά είναι διαρκής. Έτσι, κάθε οικονομικός φορέας, μέσω του παρόχου του, ενημερώνεται από τη Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ./Κ.Ε.Δ. με τις ακόλουθες τιμές:

Ζ. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: ΛΙΣΤΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ ΚΕΔ

ΠΙΝΑΚΑΣ: ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ

(Πηγή: Οδηγός διακίνησης - διαχείρισης ηλεκτρονικών τιμολογίων στο πλαίσιο εκτέλεσης των δημοσίων συμβάσεων - Γ.Γ.Π.Σ., Έκδοση V1.3 Φεβρουάριος 2021))

Διάκριση μεταξύ της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης και της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για Συμβάσεις Δημοσίου

Υπενθυμίζεται ότι, η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση για την έκδοση παραστατικού με λήπτη-αγοραστή προερχόμενο από τον Ιδιωτικό Τομέα (B2B και B2C) εφαρμόζει διαφορετικό μορφότυπο και ως εκ τούτου δεν είναι συμβατή με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση προς το Δημόσιο (B2G).

Πιο συγκεκριμένα:

• Για την Η.Τ., βάσει του εθνικού μορφότυπου για παραστατικά προς πελάτες του Ιδιωτικού Τομέα - δεν πληροί τις προδιαγραφές για τιμολόγηση συμβάσεων Δημοσίου - σχετική είναι η Α.1017/2020 και
• για την Η.Τ. βάσει του εθνικού μορφότυπου για πωλήσεις στο Δημόσιο (B2G), σχετική είναι η απόφαση 63446/2021.

Ουσιαστικά, το πρότυπο Η.Τ. της απόφασης 63446/2021 συνιστά μια παραλλαγή με περισσότερα πεδία για συμπλήρωση, σε σχέση με το απλούστερο σε περιεχόμενο μορφότυπο Η.Τ. της 1017/2020.

Μπορεί κανείς να αναζητήσει τους Παρόχους H.T στην ιστοσελίδα της Α.Α.Δ.Ε. και της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. αντίστοιχα:

• Πάροχοι Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης https://www.aade.gr/mydata/adeiodotimena-logismika-parohon-ilektronikis-timologisis
• Πάροχοι Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης Συμβάσεων Δημοσίου https://www.gsis.gr/parohoi-ypiresion-ilektronikis-timologisis

Τι είναι τελικά Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο για σκοπούς B2G;

Από τα ανωτέρω συνάγεται ότι, το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, στο πλαίσιο εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων, είναι τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του (παρ. 1 του άρθρου 149 του Ν.4601/2019).

Ως εκ τούτου ΔΕΝ θεωρείται Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο για τις Δημόσιες Συμβάσεις το τιμολόγιο το οποίο:

1) δεν έχει συνταχθεί σύμφωνα με τους κανόνες του εθνικού/ευρωπαϊκού προτύπου,

2) Δεν έχει δρομολογηθεί μέσω του Κ.Ε.Δ., ή

3) αποτελεί απλό αρχείο εικόνας, αρχείο pdf κ.λπ..

Επίσης, δεν αποτελεί Η.Τ. το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί μέσω της εφαρμογής «timologio» της Α.Α.Δ.Ε..

Επίσης, το Η.Τ. περιέχει υποχρεωτικά στοιχεία, τα οποία δεν περιέχονται στα έγχαρτα τιμολόγια, τα οποία διαφοροποιούν την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο. Τα στοιχεία αυτά είναι η συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης (##AUTHCODE##), καθώς και η ηλεκτρονική διεύθυνση (URL) για την άμεση επισκόπηση του ηλεκτρονικού τιμολογίου (απόφαση 42465ΕΞ/2022).

Εν κατακλείδι

Γίνεται σαφές ότι, το πλαίσιο των Δημοσίων Συμβάσεων αλλάζει ριζικά και οι τεχνολογικές απαιτήσεις για τις επιχειρήσεις - προμηθευτές του Δημοσίου αυξάνονται.

Οι εξελίξεις οδηγούν τις επιχειρήσεις - ανεξαρτήτως μεγέθους ή κλάδου - στο δρόμο της αναγκαίας ψηφιακής προσαρμογής στη νέα πραγματικότητα. Πλέον, θα πρέπει να διαθέτουν οργανωμένα συστήματα και διαδικασίες Τιμολόγησης με το κατάλληλα, πάντοτε, εκπαιδευμένο προσωπικό.

Η λύση στο ανωτέρω πρόβλημα μπορεί να δοθεί μέσω συνεργασίας με Εταιρεία Πληροφορικής, που πέραν της παροχής εμπορικών προγραμμάτων και υπηρεσίας Παρόχου Η.Τ., θα «βρίσκεται εκεί» για την επιχείρηση, να την υποστηρίζει τεχνικά όποτε χρειαστεί. Μονάχα, έτσι, η επιχείρηση θα καταφέρει να καρπωθεί τα οφέλη της αυτοματοποίησης και της τεχνολογίας, με περαιτέρω βελτίωση της παραγωγικότητάς της, χωρίς να εγκλωβιστεί σε ένα περιβάλλον ψηφιακής γραφειοκρατίας που θα κατέληγε σε επαύξηση του διοικητικού της κόστους.

Το κείμενο αποτελεί απόσπασμα από το ομότιτλο άρθρο του κ. Στέλιου Βουρβαχάκη που δημοσιεύθηκε στο τεύχος Νοεμβρίου 2023 του περιοδικού Epsilon7. Στο πλήρες άρθρο, μεταξύ άλλων, γίνεται αναφορά και σε παραδείγματα επιπρόσθετων πεδίων στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση B2G.