Θέμα:

Υποχρεωτική αποδοχή από τους φορείς του δημόσιου τομέα των ηλεκτρονικών δημόσιων ή/και ιδιωτικών εγγράφων, τα οποία κατ΄ εφαρμογή των διατάξεων του Ν. 4727/2020, φέρουν εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του τελικώς υπογράφοντος ή του εκδότη του εγγράφου αντίστοιχα.

Ι. Αναφορικά με τη χρήση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής επί δημοσίων ή ιδιωτικών εγγράφων και το κύρος των εγγράφων αυτών, σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα:

Όπως προκύπτει από το άρθρο 12 «Πεδίο εφαρμογής διατάξεων ηλεκτρονικών εγγράφων» του Ν. 4727/2020 (ΦΕΚ 184/Α΄):

«1. Οι διατάξεις του παρόντος καθορίζουν τις διαδικασίες έκδοσης, διακίνησης, πρωτοκόλλησης και αρχειοθέτησης, καθώς και το κύρος και την αποδεικτική ισχύ των ηλεκτρονικών εγγράφων και των εκτυπώσεών τους», ενώ σύμφωνα με την παράγραφο 2 του ιδίου άρθρου:

«2. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα, δημόσια ή ιδιωτικά, εκδίδονται, διακινούνται και γίνονται αποδεκτά σύμφωνα με τα άρθρα 13 έως 18, με την επιφύλαξη των διατάξεων για την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης».

Περαιτέρω, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 13 παρ. 3 του Ν. 4727/2020 : "Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου". Ακολούθως, αντίστοιχη πρόβλεψη υπάρχει και για τα "ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα", σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 4 του ιδίου άρθρου, όπως και για τα "ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα", κατ΄ εφαρμογή των διατάξεων της παραγράφου 5 του άρθρου αυτού.

Με τα ίδια, ως άνω άρθρα 13 έως 18, του Ν. 4727/2020, ιδίως με τις παραγράφους 1- 4 του άρθρου 14 «Κύρος και αποδεικτική ισχύς των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων», καθορίστηκαν οι όροι και οι προϋποθέσεις για την έκδοση, αλλά και τη νομική και αποδεικτική ισχύ των δημοσίων εγγράφων. Συγκεκριμένα ο νομοθέτης διατύπωσε με τις ως άνω διατάξεις ρητά τη βούλησή του, σύμφωνα με την οποία:

Τα δημόσια έγγραφα που εκδίδονται βάσει των ανωτέρω προϋποθέσεων «έχουν ίδια νομική ισχύ με τα δημόσια έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας, από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική διακίνησή τους», ενώ καθόρισε παράλληλα (και αντίστοιχα) τις προϋποθέσεις και την αποδεικτική νομική ισχύ (ως «ισχύ ακριβούς αντιγράφου») των ηλεκτρονικά εκδιδόμενων και διακινούμενων αντιγράφων των δημοσίων εγγράφων.

Ο νομοθέτης, μάλιστα, αναφέρεται ρητά στην αναγκαιότητα της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ή της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας και στην περίπτωση των δικονομικώνρυθμίσεων για τα ηλεκτρονικά έγγραφα, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 16 του Ν. 4727/2020, κατ΄ εφαρμογή των οποίων:

"Στην περίπτωση του άρθρου 160 του Αστικού Κώδικα και του `Αρθρου 443 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας απαιτείται εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα".

ΙΙ. Περαιτέρω, ο νομοθέτης προβαίνει και στον καθορισμό των προϋποθέσεων για την εγκυρότητα των ηλεκτρονικών εγγράφων που εκδίδονται από νομικά πρόσωπα, ή οντότητες, με τις διατάξεις του άρθρου 50, "Ισχύς ηλεκτρονικών υπογραφών και σφραγίδων", σύμφωνα με τις οποίες:

"1. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδονται από νομικό πρόσωπο ή νομική οντότητα υπογράφονται με την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου τους, και τίθεται σε αυτά η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα της περ. 27 του άρθρου 3 του Κανονισμού eIDAS, όπου η τελευταία απαιτείται. Στα ως άνω έγγραφα η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου και η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα επέχουν θέση ιδιόχειρης υπογραφής και πρωτότυπης σφραγίδας αντίστοιχα".

Ως εκ τούτου, στα πρωτότυπα δημόσια ηλεκτρονικά έγγραφα, τα ακριβή ηλεκτρονικά αντίγραφα και τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα, η χρήση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας τίθεται ως υποχρεωτική εναλλακτικά με την χρήση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής. Όπου δηλαδή δεν τίθεται εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή θα πρέπει να τίθεται η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα του δημόσιου τομέα, από κοινού με την ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα του εγγράφου. Εξάλλου, όταν πρόκειται για νομικό πρόσωπο, ή νομική οντότητα, τότε τα εκδιδόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα φέρουν την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου, ενώ όταν απαιτείται υπογραφή σε κάθε φύλλο ή σελίδα του εγγράφου, τότε τίθεται η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα είτε στην αρχή, είτε στο τέλος του ηλεκτρονικού εγγράφου.

Σε κάθε περίπτωση, οι φορείς του δημόσιου τομέα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4727/2020 καλούνται να εφαρμόζουν την παρούσα και, συγκεκριμένα, να κάνουν δεκτά τα δημόσια ή ιδιωτικά ηλεκτρονικά έγγραφα, που εκδίδονται σύμφωνα με τις διατάξεις του ως άνω νόμου και φέρουν την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του τελικώς υπογράφοντα, ή του εκδότη του εγγράφου, αντίστοιχα».

Επίσης, σύμφωνα με το άρθρο 27 του Ν. 4727/2020 , τα έγγραφα που εκδίδονται από την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr) φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από όλους τους φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες:

α) Ως ηλεκτρονικά έγγραφα διακινούμενα με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), χωρίς να απαιτείται ηλεκτρονική υπογραφή ή άλλη ηλεκτρονική σφραγίδα και με ισχύ πρωτότυπου εγγράφου.

β) Ως έντυπα έγγραφα, εφόσον εκτυπωθούν από τη διαδικτυακή εφαρμογή της ΕΨΠ, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία επικύρωσης και με ισχύ αντιγράφου.

III. Έλεγχος εγκυρότητας εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής (εγκεκριμένης ψηφιακής υπογραφής)/ σφραγίδας.

Για τον έλεγχο της εγκυρότητας της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής (εγκεκριμένης ψηφιακής υπογραφής)/σφραγίδας και της χρονοσήμανσης υπάρχουν δημοσιευμένες οδηγίες στον ιστότοπο της ΑΠΕΔ στην διεύθυνση: https://aped.gov.gr/elegchos-ypografis/ με τίτλο «Οδηγός ελέγχου εγκυρότητας της Εγκεκριμένης Ηλεκτρονικής Υπογραφής και Εγκεκριμένης Χρονοσήμανσης »

Τέλος, έγγραφα που έχουν εκδοθεί από την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr) μπορούν να επιβεβαιωθούν για τη γνησιότητά τους με την υπηρεσία «Έλεγχος εγκυρότητας εγγράφων gov.gr» στη διεύθυνση: https://www.gov.gr/ipiresies/polites- kaikathemerinoteta/psephiaka-eggrapha-gov-gr/elegkhos-egkurotetas-eggraphon-gov-gr. Η επιβεβαίωση γίνεται είτε με τον κωδικό επαλήθευσης του εγγράφου, είτε με Κωδικό Ταχείας Απόκρισης (QR code).

Ο Γενικός Γραμματέας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης
Δημοσθένης Αναγνωστόπουλος