Η 'Ολιστική' προσέγγιση της Μισθοδοσίας

Στο απαιτητικό επιχειρηματικό περιβάλλον, το τμήμα διαχείρισης μισθοδοσίας και ανθρώπινου δυναμικού επιτελεί ένα σύνθετο ρόλο με σημαντική επιρροή στην εργασιακή ειρήνη, το καλό κλίμα μεταξύ των εργαζομένων και της διοίκησης, καθώς και για τη συνεπή εκτέλεση των υποχρεώσεων της επιχείρησης προς το Δημόσιο.

Οι υπάλληλοι που στελεχώνουν το τμήμα, για να διεκπεραιώσουν με την απαιτούμενη ασφάλεια και επιμέλεια τις σχετικές υποχρεώσεις θα πρέπει να έχουν μία σειρά από δεξιότητες. Στο παρόν κείμενο, καταγράφονται τα βασικά στοιχεία τεχνογνωσίας και σημεία προσοχής ως ένα αρχικός οδηγός για τους νέους συναδέλφους που επιθυμούν να γνωρίσουν ή και να σταδιοδρομήσουν στο συγκεκριμένο τμήμα.

Είναι γνωστό ότι ο λογιστής ασχολείται με αντικείμενα που έχουν αυτόνομο νομικό πλαίσιο, όπως τα λογιστικά, τα φορολογικά, τα εργατικά, τα ασφαλιστικά θέματα.

Πιστεύω ότι, κυρίως οι νέοι συνάδελφοι, που θα ασχοληθούν με την Μισθοδοσία θα πρέπει να γνωρίζουν λίγο ή πολύ τα συγκεκριμένα γνωστικά αντικείμενα και οι λόγοι θα αναλυθούν και θα τεκμηριωθούν στο συγκεκριμένο άρθρο.

Ένας πρόσθετος όμως λόγος είναι ότι έχοντας μια ολοκληρωμένη εικόνα και γνώση θα μπορούν να μιλούν την ίδια «γλώσσα» με τους συναδέλφους τους στα άλλα τμήματα της εταιρείας ή του λογιστικού γραφείου (τμήμα λογιστηρίου, τμήμα HR, τμήμα μηχανογράφησης κλπ.).

Η εργατική προσέγγιση

Στα πλαίσια της εργατικής νομοθεσίας θα πρέπει να επιλέξουμε την κατάλληλη σύμβαση, Εθνική συλλογική σύμβαση η κλαδική σύμβαση που είναι σε ισχύ προκειμένου να υπολογίσουμε σωστά τον κατώτατο νόμο μισθό του εργαζόμενου κατά την διαδικασία της πρόσληψης. Και ενώ στην εθνική συλλογική σύμβαση εργασίας τα θέματα που θα αντιμετωπίσουμε είναι πιο απλά, αφού αυτό που θα μας απασχολήσει κυρίως είναι η προϋπηρεσία του εργαζόμενου μέχρι 14/02/2012, στις κλαδικές συμβάσεις τα θέματα είναι πιο σύνθετα. Σε μια κλαδική σύμβαση, αφού διαβάσουμε πολύ προσεκτικά το κείμενο της σύμβασης, θα πρέπει να επιλέξουμε τη σωστή ειδικότητα του εργαζόμενου και τα επιδόματα που υποχρεωτικά θα πρέπει να δώσουμε λόγω της σύμβασης και θα επηρεάσουν τον κατώτατο νόμιμο μισθό.

Η επιλογή της σωστής ειδικότητας θα επηρεάσει εκτός από τον κατώτατο νόμιμο μισθό και το ύψος των ασφαλιστικών κρατήσεων για αυτό χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.

Ο σωστός υπολογισμός του κατώτατου νόμιμου μισθού θα αποτελέσει και την βάση υπολογισμού των προσαυξήσεων την νυχτερινής απασχόλησης καθώς και της απασχόλησης την Κυριακή ή την αργίας. Εκτός φυσικά αν αναφέρεται κάτι διαφορετικό σε κλαδική σύμβαση εργασίας ή στην σύμβαση που θα υπογράψει ο εργαζόμενος υπάρχει σχετικός όρος συμψηφισμού των αξιώσεων του μισθωτού για πρόσθετες αμοιβές με τις υπέρτερες των νόμιμων καταβαλλόμενες αποδοχές.

Μετά τη διαδικασία της πρόσληψης, θα κληθούν οι υπεύθυνοι μισθοδοσίας να αντιμετωπίσουν πλήθος περιπτώσεων που χρειάζονται σωστούς υπολογισμούς.

Ενδεικτικές περιπτώσεις που μπορούμε να αναφέρουμε είναι η προσαύξηση νυχτερινής απασχόλησης, Κυριακής και Αργίας, η Υπερεργασία, η υπερωρία, τα Δώρα Χριστουγέννων και Πάσχα η Ασθένεια, η λοχεία, η άδεια η αποζημίωση απόλυσης η μερική απασχόληση.

Ταυτόχρονα θα πρέπει να είμαστε ενήμεροι για όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την εργατική νομοθεσία για αυτό θα χρειαστεί μια προσεκτική μελέτη του Νόμου 4808/2021 σε συνδυασμό με την απόφαση 64597/2021.

Η ασφαλιστική προσέγγιση

Η επιλογή του σωστού ασφαλιστικού ταμείου μέσα από τον συνδυασμό ΚΑΔ, Ειδικότητας και πακέτου Κάλυψης, θα διασφαλίσει τον σωστό υπολογισμό της μισθοδοσίας τόσο ως προς το κόστος της μισθοδοσίας ( Μικτές αποδοχές της περιόδου που εξετάζουμε συν τις εργοδοτικές εισφορές ) όσο και στο καθαρό πληρωτέο ποσό που πρέπει να καταθέσουμε στους εργαζόμενους αφού ένας από τους παράγοντες που διαμορφώνουν αυτό το ποσό είναι και οι ασφαλιστικές εισφορές τους.

Χρειάζεται προσεκτική μελέτη ειδικά σε κλαδικές ιδιαιτερότητες όπως στην τεκμαρτή ασφάλιση συγκεκριμένων κλάδων και εργαζομένων, ενδεικτικά μπορούμε να αναφέρουμε τους σερβιτόρους, στην σωστή επιλογή επικουρικών ταμείων, ενδεικτικά μπορούμε να αναφέρουμε το ΤΕΚΑ και σε συγκεκριμένες μορφές απασχόλησης όπως είναι η μερική η εκ περιτροπή απασχόληση ειδικά όταν δεν είναι καθημερινή η εργασία γιατί υπάρχει ιδιαίτερος χειρισμός από τον ΕΦΚΑ για τον τρόπο υπολογισμού των ασφαλιστικών ημερών και την βάση υπολογισμού των ασφαλιστικών εισφορών ανά περίπτωση, κλάδο και ειδικότητα εργαζόμενου.

Η βασικότερη υποχρέωση του υπευθύνου μισθοδοσίας στα πλαίσια της ασφαλιστικής νομοθεσίας είναι η σωστή διαδικασία ελέγχου και εμπρόθεσμης υποβολής του συνόλου των ασφαλιστικών εισφορών μέσω της Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης.

Η σωστή επιλογή ασφαλιστικού ταμείου, ο σωστός υπολογισμός των ασφαλιστικών εισφορών ανά περίπτωση η σωστή διαδικασία ελέγχου πριν την υποβολή τους και φυσικά η εμπρόθεσμη πληρωμή τους θα μας διασφαλίσει επίσης ότι η επιχείρηση πελάτης μας η εργοδότης δεν θα επιβαρυνθεί με δυσβάσταχτα πρόστιμα.

Η φορολογική προσέγγιση

Στα πλαίσια του υπολογισμού της Μισθοδοσίας η διαμόρφωση του καθαρού πληρωτέου που θα πρέπει να καταθέσουμε στον εργαζόμενο επηρεάζεται εκτός από το ύψος των ασφαλιστικών του εισφορών και από τον φόρο που αντιστοιχεί στις αποδοχές της περιόδου που υπολογίζουμε την μισθοδοσία του.

Ο σωστός υπολογισμός του φόρου και η τελική εκκαθάριση του είναι αποκλειστική ευθύνη των υπευθύνων Μισθοδοσίας κυρίως για τους εργαζόμενους που είναι ενεργοί καθ’ όλη την διάρκεια του φορολογικού έτους που εξετάζουμε. Σε αυτούς τους εργαζόμενους ξέρουμε το σύνολο των αποδοχών τους από μισθωτή υπηρεσία άρα δεν υπάρχει καμία «δικαιολογία» για σημαντικές αποκλίσεις στην εκκαθάριση του φόρου τους.

Η σωστή μελέτη του νόμου 4172/2013, κυρίως στα άρθρα που αναφέρονται σε φορολογικούς συντελεστές, θα μας επιτρέψει να επιλέξουμε τον κατάλληλο τρόπο υπολογισμού του φόρου ανά περίπτωση ( κανονικός, προοδευτικός, με συντελεστή )

Η μελέτη του άρθρου 23 του Νόμου 4172/2013 θα μας δώσει τηντη δυνατότητα να γνωρίζουμε υπό ποιες προϋποθέσεις η δαπάνη της μισθοδοσίας αναγνωρίζεται φορολογικά και παράλληλα θα μας επιτρέψει να μιλάμε την ίδια «γλώσσα» με τους συνάδελφους που στελεχώνουν το φορολογικό τμήμα της εταιρείας ή του λογιστικού γραφείου.

Η βασικότερη υποχρέωση του υπευθύνου μισθοδοσίας στα πλαίσια της φορολογικής νομοθεσίας είναι η σωστή διαδικασία ελέγχου και εμπρόθεσμης υποβολής των μηναίων βεβαιώσεων αποδοχών και των δηλώσεων του Φόρου μισθωτών υπηρεσιών.

Η λογιστική προσέγγιση

Η πιο συνήθης διαδικασία που συναντάμε μετά τον υπολογισμό της μισθοδοσίας είναι το στέλεχος του τμήματος μισθοδοσίας να ενημερώνει τον συνάδελφό του στο τμήμα του λογιστηρίου για τα αποτελέσματα των υπολογισμών της μισθοδοσίας.

Η ενημέρωση αυτή γίνεται είτε μέσω της κατάστασης μισθοδοσίας είτε, ανάλογα με τις δυνατότητες του προγράμματος μισθοδοσίας, μέσω του λογιστικού άρθρου που εξάγεται από το πρόγραμμα της μισθοδοσίας με αυτόματη εισαγωγή στο λογιστικό πρόγραμμα της εταιρείας ή του λογιστικού γραφείο.

Είναι μια σημαντική διαδικασία γιατί πριν την υποβολή ή την πληρωμή των υποχρεώσεων που απορρέουν από την μισθοδοσία ( ασφαλιστικές εισφορές, φόροι, αποδοχές εργαζομένων κλπ.) θα πρέπει να γίνεται έλεγχος με τα λογιστικά βιβλία της εταιρείας, ειδικά αν η εταιρεία τηρεί διπλογραφικά βιβλία.

Έχοντας βασικές γνώσεις λογιστικής το στέλεχος της Μισθοδοσίας θα μπορεί να μιλάει την ίδια «γλώσσα» με τον συνάδερφό του στέλεχος του λογιστηρίου.

Ταυτόχρονα αυτές οι γνώσεις θα τους επιτρέψουν να δώσει σωστές κατευθύνσεις στο στέλεχος της εταιρείας πληροφορικής για την παραμετροποίηση του λογιστικού άρθρου που θα εξαχθεί από το πρόγραμμα.

Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ

Το στέλεχος ή ο υπεύθυνος Μισθοδοσίας θα πρέπει να έχει γνώση για τις προθεσμίες και τα έντυπα που πρέπει να υποβληθούν στο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη.

Η υποχρέωση της εμπρόθεσμης υποβολής στο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη που αφορά τις προσλήψεις και τις αλλαγές ωραρίων των εργαζομένων είναι η πιο «απαιτητική» γιατί όλες οι διαδικασίες θα πρέπει να γίνουν πριν την προσέλευση των εργαζόμενων στην εργασία τους ή πριν την έναρξη της εργασία τους με το νέο ωράριο.

Με τα νέα δεδομένα που αφορούν την ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας, το ψηφιακό ωράριο, την γνωστοποίηση αδειών και ασθενειών και σταδιακά την υιοθέτηση της ψηφιακής κάρτας, η ενασχόληση με το Εργάνη πολλές φορές θα απαιτεί full time απασχόληση από το στέλεχος του τμήματος μισθοδοσίας η του τμήματος προσωπικού.

Η τάση τόσο στα λογιστικά γραφεία όσο και στα στελέχη που ασχολούνται με υπηρεσίες outsourcing είναι την διαχείριση των ωραρίων αδειών και ασθενειών και σταδιακά την διαχείριση της ψηφιακής κάρτας να την αναθέτουν σε στελέχη των εταιρειών πελατών τους έπειτα φυσικά από κατάλληλη εκπαίδευση και υποστήριξη.

Οι cloud λύσεις των εταιρειών πληροφορικής ενσωματώνουν σταδιακά αυτοματοποιημένες δυνατότητες διαχείρισης και ελέγχου ώστε να βοηθήσουν τα στελέχη να μπορούν να ανταποκριθούν στις νέες απαιτήσεις.

Οι βασικές γνώσεις του στελέχους η του υπευθύνου μισθοδοσίας για το πληροφοριακό σύστημα Εργάνη θα του επιτρέψει να μιλάει την ίδια «γλώσσα» με τον συνάδερφό του στο τμήμα προσωπικού ή με άλλον συνάδερφο που έχει αναλάβει την συγκεκριμένη υποχρέωση.

Η διαχείριση του μηχανογραφικού προγράμματος

Καταλυτικός παράγοντας για να διεκπεραιώσουμε σωστά και εμπρόθεσμα όλους τους παραπάνω υπολογισμούς και υποχρεώσεις είναι τα προγράμματα Μισθοδοσίας.

Η αξιοπιστία τους όσον αφορά τους υπολογισμούς, η αυτοματοποίηση όλων των διαδικασιών, αλλά κυρίως η έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση τους όσον αφορά τις αλλαγές στην εργατική ασφαλιστική και φορολογική νομοθεσία αλλά και στις «απαιτήσεις» του Εργάνη είναι οι κυριότεροι λόγοι επιλογής μιας τέτοιας μηχανογραφικής λύσης.

Αυτό όμως που πρέπει να τονίσουμε είναι ότι τα προγράμματα Μισθοδοσίας παρέχουν πλήρη παραμετροποίηση γιατί πρέπει να καλύψουν από απλές περιπτώσεις μέχρι κλαδικές ιδιαιτερότητες και εταιρικές πολιτικές.

Για αυτόν τον λόγο οι «χρήστες» των προγραμμάτων μισθοδοσίας πρέπει να είναι γνώστες της νομοθεσίας, για να έχουν την δυνατότητα να αξιολογούν έγκαιρα τα αποτελέσματα των υπολογισμών των εν λόγω εφαρμογών και να δίνουν τις σωστές κατευθύνσεις για την παραμετροποίηση τους με την βοήθεια και υποστήριξη των στελεχών των εταιρειών πληροφορικής.

Οι χρήστες που έχουν έστω και βασικές γνώσεις της νομοθεσίας μπορούν να εξοικειωθούν πολύ πιο εύκολα με οποιοδήποτε πρόγραμμα μισθοδοσίας αφού οι έννοιες που έχουν διδαχθεί δεν διαφέρουν από τις επιλογές που θα συναντήσουν στα εν λόγω προγράμματα.

Η διαπίστωση αυτή προέρχεται τόσο από την προσωπική μου ενασχόληση με το αντικείμενο της μισθοδοσίας σε εταιρείες και λογιστικά γραφεία όσο και με τα πρακτικά εκπαιδευτικά σεμινάρια που μέσα από τον συνδυασμό νομοθεσίας, πράξης και μηχανογράφησης οι συμμετέχοντες αντιλαμβάνονται τα παραπάνω κενά και την οπτική με την οποία πρέπει να αντιμετωπίζουν τα καθημερινά θέματα που θα προκύψουν στην εργασία τους.