Ο αρμόδιος φορέας, στον οποίο υπάγονται ή από τον οποίο εποπτεύονται οι υπόχρεοι ετήσιας Δ.Π.Κ., υποχρεούται να καταχωρίσει ηλεκτρονικά, μέσω της ενιαίας διαδικτυακής εφαρμογής, και να οριστικοποιήσει την κατάσταση των υπόχρεων για την υποβολή ετήσιας και αρχικής δήλωσης προσώπων, συμπεριλαμβανομένων των συζύγων τους, των εν διαστάσει συζύγων τους ή των προσώπων με τα οποία έχουν συνάψει σύμφωνο συμβίωσης, όπως ορίζεται στο άρθρο 1 του Ν. 4356/2015 (Α΄ 181), καθώς και των ανήλικων τέκνων τους. Η κατάσταση υπόχρεων για την υποβολή δηλώσεων περιλαμβάνει τα πρόσωπα που είναι υπόχρεα για υποβολή Δ.Π.Κ. σύμφωνα με τα άρθρα 3 και 18. Η μη ύπαρξη υπόχρεων δηλώνεται ηλεκτρονικά με την οριστικοποίηση μηδενικής κατάστασης από πιστοποιημένο χρήστη του φορέα.

Για την οριστικοποίηση των καταστάσεων υπόχρεων ακολουθείται η εξής διαδικασία:

Μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου κάθε έτους για τις ετήσιες, ο αρμόδιος φορέας ή τα όργανα διοίκησης του φορέα στον οποίο υπάγονται ή από τον οποίο εποπτεύονται, ενημερώνει τους υπόχρεους για την υποχρέωση δήλωσης των στοιχείων των συζύγων, των εν διαστάσει συζύγων τους ή των προσώπων με τα οποία έχουν συνάψει σύμφωνο συμβίωσης και των ανήλικων τέκνων τους.

Οι υπόχρεοι γνωστοποιούν στον αρμόδιο φορέα ή τα όργανα διοίκησης του φορέα στον οποίο υπάγονται ή από τον οποίο εποπτεύονται τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) τους, καθώς και αυτόν των συζύγων τους, των εν διαστάσει συζύγων τους ή των προσώπων με τα οποία έχουν συνάψει σύμφωνο συμβίωσης, καθώς και των ανήλικων τέκνων τους, το αργότερο μέχρι τις 15 Μαρτίου κάθε έτους για τις ετήσιες Δ.Π.Κ., προκειμένου να επικαιροποιηθεί η κατάσταση των υπόχρεων προσώπων.

Οι αρμόδιοι φορείς οριστικοποιούν την κατάσταση υπόχρεων, η οποία περιλαμβάνει και τους Α.Φ.Μ. για τις ετήσιες δηλώσεις, μέχρι την 31η Μαρτίου κάθε έτους.

Με την οριστικοποίηση της κατάστασης των υπόχρεων προσώπων, αποστέλλεται αυτόματα σχετικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υπόχρεων που είναι καταχωρισμένη στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας ή, αν δεν είναι καταχωρισμένη εκεί, προς τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υπόχρεων που είναι καταχωρισμένη στη φορολογική αρχή.

Για ετήσιες ΔΠΚ και ΔΟΣ έτους 2025 (χρήση 2024) οι αρμόδιοι φορείς οριστικοποιούν την κατάσταση υπόχρεων μέχρι την 31η Μαρτίου 2025

(άρθρο 17 - 23 Ν.5026/2023)