Κάθε εργοδότης υποχρεούται όπως μια φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου να υποβάλλει υποχρεωτικά ηλεκτρονικά μέσω του πληροφοριακού συστήματος "Εργάνη" Πίνακα Προσωπικού - Έντυπο Ε4.

Το έντυπο Ε4 που υποβάλλεται συμπληρωματικά ως προς τις νέες προσλήψεις, υποβάλλεται ηλεκτρονικά το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, καθώς και όσοι εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4, εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

Εφόσον η, πέραν του νόμιμου ωραρίου εργασίας, λειτουργία της επιχείρησης εξασφαλίζεται δια διαδοχικής εναλλαγής περισσότερων της μιας ομάδων (βάρδιες) ή σε περίπτωση επιχειρήσεων ή εκμεταλλεύσεων συνεχούς λειτουργίας με εναλλασσόμενες ομάδες (βάρδιες) επιβάλλεται η κατάθεση προγράμματος δύο φορές κατ΄ έτος (μία τουλάχιστον ανά εξάμηνο).

( `Αρθρο 16, Ν. 2874/2000, Απ.Υπ.Εργασίας 5076/2013, Απόφ. 28153/2013)

Οι υπηρεσίες του ΣΕΠΕ συνεχίζουν να παραλαμβάνουν χειρόγραφες καταστάσεις προσωπικού μόνο για εργοδότες οι οποίοι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ εξ’ αιτίας του ιδίου του ΠΣ. Εάν επιλεγεί η κατάθεση με προσέλευση του υπόχρεου στην αρμόδια Υπηρεσία, εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται τα έντυπα που χρησιμοποιούνταν έως σήμερα.

Οι εργοδότες αυτοί χωρίζονται ενδεικτικά σε:

1) εργοδότες που έχουν απογραφεί στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ με περισσότερα του ενός ΑΜΕ

2) εργοδότες που δεν έχουν απογραφεί με ΑΦΜ στο πληροφοριακό σύστημα ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (πχ. διαχειριστές πολυκατοικιών)

3) εργοδότες που δεν έχουν την υποχρέωση απογραφής στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ λόγω του ότι απασχολούν εργαζόμενους οι οποίοι δεν ασφαλίζονται στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (πχ. εργάτες γης).